Kurz erklärt
Ein DATEV-Export wandelt Rechnungs- und Buchhaltungsdaten in ein Format um, das Steuerberater direkt in ihre DATEV-Software einlesen können – ohne manuelles Abtippen. Sinnvoll ist er für jeden Handwerksbetrieb dessen Steuerkanzlei mit DATEV arbeitet, was auf die Mehrheit der deutschen Steuerberater zutrifft. Der Export ersetzt keine eigene Buchhaltungssoftware – er ist eine Brücke zwischen deinen Rechnungsdaten und der Kanzlei.
Was ist DATEV überhaupt?
DATEV ist eine Genossenschaft und gleichzeitig der Name der meistgenutzten Software für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte in Deutschland. Ein großer Teil aller deutschen Steuerkanzleien arbeitet mit DATEV-Programmen für Buchführung, Lohnabrechnung und Jahresabschlüsse.
Für Handwerksbetriebe ist das in der Praxis relevant, weil die eigene Buchhaltung meist über genau diese Steuerkanzleien läuft. Das bedeutet: Rechnungen, Belege und Kontobewegungen müssen irgendwann in die DATEV-Systeme des Steuerberaters übertragen werden – entweder manuell (Belege sammeln, einscannen, per Post oder E-Mail schicken) oder automatisiert über eine Schnittstelle.
Warum das für kleine Betriebe relevant ist
Viele denken DATEV sei nur für größere Unternehmen relevant. Tatsächlich betrifft es jeden Betrieb dessen Steuerberater DATEV nutzt – unabhängig von der eigenen Betriebsgröße. Ein Einzelunternehmer mit wenigen Rechnungen im Monat profitiert genauso von einer sauberen Datenübergabe wie ein größerer Betrieb mit vielen Vorgängen – nur skaliert der Zeitgewinn mit dem Rechnungsvolumen.
Was ein DATEV-Export konkret macht
Ein DATEV-Export nimmt deine Rechnungsdaten – Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Kunde, ggf. Kostenstelle – und wandelt sie in ein standardisiertes Format um, das DATEV-Programme direkt verarbeiten können. Üblich sind dafür CSV-Dateien in einem festgelegten Spaltenformat, das die DATEV-Software automatisch erkennt.
Der Unterschied zur manuellen Übergabe
| Manuell | Mit DATEV-Export | |
|---|---|---|
| Aufwand pro Monat | Belege sammeln, sortieren, teils erneut erfassen | Ein Export-Klick, Datei an Kanzlei senden |
| Fehlerquote | Höher durch manuelle Übertragung | Gering, da Daten direkt aus dem System kommen |
| Zeitaufwand Steuerberater | Höher (manuelles Erfassen kostet Kanzlei-Gebühren) | Geringer, da Daten direkt importierbar sind |
| Nachvollziehbarkeit | Abhängig von sauberer Ablage | Durchgängig aus einem System |
Der praktische Effekt: weniger Zeit für Belegorganisation, weniger Rückfragen vom Steuerberater, und häufig geringere Kanzleikosten – weil viele Steuerberater manuelle Erfassungsarbeit gesondert berechnen.
Wem der DATEV-Export hilft
- Betriebe mit externer Steuerkanzlei die DATEV nutzt: Das trifft auf einen Großteil der deutschen Steuerberater zu – im Zweifel einfach beim eigenen Steuerberater nachfragen ob DATEV-Import unterstützt wird.
- Betriebe mit wachsendem Rechnungsvolumen: Je mehr Rechnungen pro Monat, desto größer der Zeitgewinn durch automatisierten Export gegenüber manueller Übergabe.
- Betriebe die Kanzleikosten senken wollen: Manuelle Belegerfassung wird von vielen Steuerberatern zeitbasiert abgerechnet. Sauber exportierte Daten reduzieren diesen Aufwand.
- Betriebe mit mehreren Gesellschaftern oder Standorten: Konsistente, automatisiert exportierte Daten erleichtern die Übersicht über mehrere Buchungskreise.
Weniger relevant ist der DATEV-Export für Betriebe die ihre Buchhaltung komplett selbst und ohne Steuerberater-Anbindung führen, oder deren Steuerkanzlei ein anderes System als DATEV nutzt (z. B. Lexware, Addison). In diesem Fall lohnt sich die Nachfrage welches Exportformat die eigene Kanzlei tatsächlich benötigt.
DATEV-Export vs. ZUGFeRD: Was ist der Unterschied?
Diese beiden Begriffe werden häufig verwechselt, obwohl sie unterschiedliche Zwecke erfüllen.
| ZUGFeRD | DATEV-Export | |
|---|---|---|
| Zweck | Rechnungen an Kunden versenden (E-Rechnung) | Eigene Buchhaltungsdaten an Steuerberater übergeben |
| Richtung | Ausgehend – an den Rechnungsempfänger | Intern – an die eigene Steuerkanzlei |
| Rechtlicher Hintergrund | E-Rechnungspflicht im B2B (Wachstumschancengesetz) | Keine gesetzliche Pflicht, aber praktische Erleichterung |
| Format | PDF mit eingebetteten XML-Daten | Meist CSV im DATEV-Format |
Beide Funktionen schließen sich nicht aus – im Gegenteil, sie ergänzen sich. Eine Rechnung wird als ZUGFeRD-Datei an den Kunden verschickt, und dieselbe Rechnung fließt gleichzeitig in den DATEV-Export für die eigene Buchhaltung ein.
Wie du den Export in der Praxis nutzt
Voraussetzungen klären
- Beim Steuerberater nachfragen ob DATEV-Import genutzt werden kann und welches Exportformat konkret erwartet wird
- Klären ob Kostenstellen oder bestimmte Kontenrahmen (SKR03, SKR04) relevant sind – das kann die Formatierung beeinflussen
- Abstimmen wie häufig der Export übergeben werden soll (monatlich ist üblich)
Was eine gute Rechnungssoftware dabei abnimmt
Moderne Handwerkersoftware wie Kalkura erstellt den DATEV-Export automatisch aus den bereits vorhandenen Rechnungsdaten – ohne dass Daten ein zweites Mal erfasst werden müssen. Du erstellst Rechnungen wie gewohnt, am Monatsende lädst du die Export-Datei herunter und schickst sie an die Kanzlei. Bei Kalkura ist diese Funktion im Profi-Tarif enthalten.
Checkliste vor dem ersten Export
- Steuerberater nach unterstütztem Format fragen
- Firmendaten (Steuernummer, Kontenrahmen) einmalig korrekt hinterlegen
- Ersten Testexport erstellen und mit dem Steuerberater abstimmen ob der Import problemlos funktioniert
- Regelmäßigen Rhythmus (z. B. monatlich) mit der Kanzlei vereinbaren
Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle steuerliche Beratung. Welches Exportformat und welcher Kontenrahmen konkret passt, sollte immer mit dem zuständigen Steuerberater abgestimmt werden.
Häufige Fragen
Was ist ein DATEV-Export?
Ein DATEV-Export wandelt Rechnungs- und Buchhaltungsdaten in ein Format um, das Steuerberater direkt in ihre DATEV-Software einlesen können – ohne manuelles Abtippen. DATEV ist die am weitesten verbreitete Software für Steuerberater und Buchhaltung in Deutschland.
Wer braucht einen DATEV-Export als Handwerksbetrieb?
Sinnvoll ist der Export für Betriebe deren Steuerkanzlei mit DATEV arbeitet – das betrifft die Mehrheit der deutschen Steuerberater. Auch bei höherem Rechnungsvolumen lohnt sich der Export, weil er manuelles Übertragen von Belegen erspart.
Muss ich als Handwerksbetrieb selbst mit DATEV arbeiten?
Nein. Der DATEV-Export erzeugt lediglich eine kompatible Datei die du an deinen Steuerberater weiterleitest – du musst DATEV selbst weder besitzen noch bedienen können. Die eigentliche Verarbeitung übernimmt die Steuerkanzlei.
Was ist der Unterschied zwischen DATEV-Export und ZUGFeRD?
ZUGFeRD ist ein Rechnungsformat für den Versand an Kunden (E-Rechnungspflicht). DATEV-Export dient der Übergabe eigener Buchhaltungsdaten an den Steuerberater. Beide können parallel genutzt werden – ZUGFeRD für ausgehende Rechnungen, DATEV-Export für die interne Buchhaltungsübergabe.
Kostet der DATEV-Export extra?
Das hängt von der genutzten Software ab. Bei Kalkura ist der DATEV-Export im Profi-Tarif enthalten, ohne separaten Aufpreis.